1. Beginnen Sie mit dem richtigen Berichtszeitraum
Tragen Sie den Namen der Person oder des Teams und den erfassten Zeitraum ein, bevor Sie Stunden eintragen. Stimmen Sie das Formular auf den Berichtsrhythmus ab: wöchentlich, alle 14 Tage, zweimal im Monat oder monatlich. Ein Kalendermonat ist nicht dasselbe wie vier Arbeitswochen.
2. Erfassen Sie jede Schicht oder Arbeitseinheit
Tragen Sie Datum, Beginn, Ende und unbezahlte Pausen in Minuten ein. Verwenden Sie ein einheitliches Zeitformat. Wenn eine Schicht über Mitternacht hinausgeht, machen Sie das Enddatum oder die verwendete Nachtschicht-Konvention deutlich. Verwenden Sie bei mehreren Aufträgen an einem Tag getrennte Zeilen, damit die Summe auf die jeweilige Arbeit zurückgeführt werden kann.
3. Berechnen Sie die verstrichene Zeit und ziehen Sie unbezahlte Pausen ab
Bei einer Schicht von 9:00 bis 17:30 Uhr mit 30 Minuten unbezahlter Pause beträgt die verstrichene Zeit 8,5 Stunden und die Arbeitszeit 8,0 Stunden. Ziehen Sie nur Pausen ab, die nach den für die Arbeit geltenden Regeln tatsächlich unbezahlt sein sollen.
| Eintrag | Wert |
|---|---|
| Beginn und Ende | 9:00–17:30 Uhr |
| Verstrichene Zeit | 8 Stunden 30 Minuten |
| Unbezahlte Pause | 30 Minuten |
| Arbeitszeit | 8,00 Dezimalstunden |
4. Unterscheiden Sie Dezimalstunden und Uhrzeit
7 Stunden 30 Minuten sind 7,50 Dezimalstunden, nicht 7,30. Teilen Sie Minuten durch 60, bevor Sie sie zu ganzen Stunden addieren. Klären Sie, ob das empfangende System eine Dezimalzahl oder einen Wert in Stunden und Minuten erwartet.
5. Ergänzen Sie Kontext ohne unnötige private Angaben
Ein Projektcode, eine Kundenkennung oder ein Aufgabenname erklärt, wofür die Zeit aufgewendet wurde. Vermeiden Sie Patientendaten, Informationen zu Kindern, Passwörter oder vertrauliche Kundenunterlagen in einem allgemeinen Stundenzettel. Bewahren Sie sensible Unterlagen im dafür vorgesehenen System auf.
6. Prüfen Sie vor der Abgabe
Achten Sie auf fehlende Endzeiten, doppelte Zeilen, ungewöhnlich lange Schichten und Pausen, die länger als die Schicht sind. Prüfen Sie separate Überstunden- oder Abrechnungskategorien mit der zuständigen Person. Ergänzen Sie prüfende Person und Abgabedatum und behalten Sie eine Kopie der ausgefüllten Aufzeichnung.
Ein Stundenzettel ist ein Zeitnachweis. Er entscheidet nicht über Beschäftigungsstatus, Überstundenanspruch, Steuern oder Vergütungspflichten.