1. Commencez par la bonne période
Indiquez le nom du salarié ou de l’équipe et les dates couvertes avant de saisir les heures. Adaptez le formulaire au rythme de suivi : chaque semaine, tous les 14 jours, deux fois par mois ou chaque mois. Un mois civil n’équivaut pas à quatre semaines de travail.
2. Consignez chaque service ou séance de travail
Indiquez la date, les heures de début et de fin et les pauses non rémunérées en minutes. Utilisez un format horaire cohérent. Si un service passe minuit, précisez la date de fin ou la convention retenue pour la nuit. Pour plusieurs missions le même jour, utilisez des lignes distinctes afin de pouvoir rapprocher le total du travail effectué.
3. Calculez le temps écoulé, puis déduisez les pauses non rémunérées
Pour un service de 9 h à 17 h 30 avec une pause non rémunérée de 30 minutes, la durée écoulée est de 8,5 heures et le temps travaillé de 8 heures. Ne déduisez que les pauses qui doivent effectivement être non rémunérées selon les règles applicables.
| Saisie | Valeur |
|---|---|
| Début et fin | 9 h – 17 h 30 |
| Temps écoulé | 8 heures 30 minutes |
| Pause non rémunérée | 30 minutes |
| Temps travaillé | 8,00 heures décimales |
4. Distinguez heures décimales et heures-minutes
7 heures 30 minutes correspondent à 7,50 heures décimales, pas à 7,30. Divisez les minutes par 60 avant de les ajouter aux heures entières. Vérifiez si le système destinataire attend un nombre décimal ou une valeur en heures et minutes.
5. Ajoutez du contexte sans trop en divulguer
Un code projet, une référence client ou un nom de tâche permet de comprendre l’utilisation du temps. Évitez les données de patients ou d’enfants, les mots de passe et les informations confidentielles des clients dans une feuille de temps générale. Conservez les données sensibles dans le système approprié.
6. Vérifiez avant de transmettre
Repérez les heures de fin manquantes, les doublons, les services anormalement longs et les pauses plus longues que le service. Vérifiez les catégories d’heures supplémentaires ou facturables avec la personne responsable. Ajoutez le nom du vérificateur et la date de transmission, puis conservez une copie du document complété.
Une feuille de temps est un relevé d’heures. Elle ne détermine ni le statut professionnel, ni le droit aux heures supplémentaires, ni les obligations fiscales ou salariales.