1. Empieza con el período de registro correcto
Escribe el nombre del trabajador o equipo y las fechas que abarca antes de introducir horas. Adapta el formulario al calendario de entrega: semanal, cada 14 días, dos veces al mes o mensual. Un mes natural no equivale a cuatro semanas laborales.
2. Registra cada turno o sesión de trabajo
Introduce la fecha, las horas de inicio y fin y los descansos no remunerados en minutos. Utiliza un formato de hora uniforme. Si un turno cruza la medianoche, indica claramente la fecha de fin o el criterio para turnos nocturnos. Si realizas varios trabajos el mismo día, usa filas separadas para poder relacionar el total con el trabajo realizado.
3. Calcula el tiempo transcurrido y descuenta los descansos no remunerados
Para un turno de 9:00 a 17:30 con un descanso no remunerado de 30 minutos, el tiempo transcurrido es de 8,5 horas y el tiempo trabajado, de 8,0 horas. Descuenta solo los descansos que realmente deban ser no remunerados según las normas aplicables al trabajo.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Inicio y fin | 9:00 – 17:30 |
| Tiempo transcurrido | 8 horas y 30 minutos |
| Descanso no remunerado | 30 minutos |
| Tiempo trabajado | 8,00 horas decimales |
4. Distingue entre horas decimales y horas del reloj
7 horas y 30 minutos son 7,50 horas decimales, no 7,30. Divide los minutos entre 60 antes de sumarlos a las horas completas. Comprueba si el sistema de destino necesita un número decimal o un valor en horas y minutos.
5. Añade contexto sin compartir datos innecesarios
Un código de proyecto, una referencia de cliente o el nombre de una tarea ayudan a explicar a qué se dedicó el tiempo. Evita incluir datos de pacientes, información de menores, contraseñas o material confidencial de clientes en un registro general de horas. Guarda los datos sensibles en el sistema correspondiente.
6. Revisa antes de entregar
Busca horas de fin que falten, filas duplicadas, turnos inusualmente largos y descansos más largos que el turno. Comprueba con la persona responsable cualquier clasificación independiente de horas extra o facturables. Añade el revisor y la fecha de entrega, y conserva una copia del registro completado.
Un registro de horas documenta el tiempo. No determina la situación laboral, el derecho a horas extra ni las obligaciones fiscales o salariales.